Eindadvies

Voor het eindadvies voor Kidsclub de Spartaantjes heb ik een Rapport opgemaakt. Daarnaast heb ik dit rapport gepresenteerd aan Mathijs Booy (bedrijfsbegeleider). In deze presentatie is ook de weg naar het eindadvies omschreven. De eindpresentatie is te vinden onder aan deze pagina. 

Eindrapport: Communicatieplan Kidsclub de Spartaantjes

De opbouw van communicatieplan is in het volgende format:

 

1. Analyse van de situatie
2. Doelstellingen formuleren
3. Doelgroepen bepalen
4. Middelen en kanalen kiezen
5. Kernboodschap formuleren
6. Communicatiestrategie bepalen
7. Contentplan

 

Aan de hand van dit format zullen we een communicatieplan opstellen voor Kidsclub de Spartaantjes. Sommige van deze stappen hebben we al eens uitgewerkt eerder in dit onderzoek. Deze informatie zullen we gebruiken en zullen we naar verwijzen.

 

Stap 1: Analyse van de situatie

Om te beginnen met het opstellen van een communicatieplan is het belangrijk om de situatie te analyseren. Dit zou je kunnen doen d.m.v. een SWOT-analyse. Dit hebben we dan ook gedaan en geanalyseerd. Uit deze analyse bleek dat er op dit moment geen communicatieplan is binnen de Kidsclub van Sparta Rotterdam. Daarnaast voelen ouders zich niet betrokken bij deze Kidsclub en is hierdoor de opkomst van leden bij activiteiten lager dan zou moeten. Uit een enquête met de doelgroep bleek dat de ouders zich meer betrokken zouden voelen wanneer ze eerder op de hoogte zouden worden gesteld door de Kidsclub over activiteiten en hier ook reminders over zouden ontvangen. We kunnen stellen dat Kidsclub de Spartaantjes het probleem van lage betrokkenheid van ouders kan tackelen door een communicatieplan te introduceren bij de Kidsclub.

 

Stap 2: Doelstellingen formuleren

Het is belangrijk om ook een doel te hebben met het betreffende communicatieplan. Het hoofddoel van het communicatieplan is om het reframed problem op te lossen dat we hebben opgesteld. Met andere worden het hoofddoel van het communicatieplan is ervoor zorgen dat ouders van huidige leden zich meer betrokken voelen bij de Kidsclub (en zo de opkomst van leden bij activiteiten verhoogt).

Daarnaast kan je ook nog een aantal subdoelen opstellen voor het communicatieplan. Dit zijn doelen die moeten helpen om het hoofddoel te bereiken. Ik heb 4 subdoelen opgesteld:

 

Binnen 2 maanden:

Een vaste communicatiestructuur die de Kidsclub standaard gebruikt staat vast.

 

Binnen 3 maanden:

Minimaal 50% van de ouders voelt zich meer betrokken (via korte enquête).

 

Binnen 6 maanden:

De opkomst bij Kidsclub-activiteiten stijgt met minimaal 25%.

 

Deze doelen hebben we op dit moment opgesteld als resultaat van het communicatieplan maar deze kunnen later nog worden aangescherpt.

 

Stap 3: Doelgroepen bepalen

We hebben in de analyse in hoofdstuk 5 (waarbij het interne en externe onderzoek werd geanalyseerd) gezien dat de ouder van het lid de doelgroep is die je aan spreekt. Vanuit het probleem dat we hebben gevonden voor deze doelgroep hebben we een reframed problem opgesteld. Met dit communicatieplan zullen we ons dan ook gaan voornamelijk gaan richten op deze doelgroep. Het is hierbij wel van belang dat we de leden (kinderen van de ouders ) aanspreken in de communicatie. Zo zorgen we ervoor dat ouders de communicatie ook aan hun kinderen kunnen laten zien. Conclusie die we kunnen trekken is dat de doelgroep van het communicatieplan Ouders van leden van Kidsclub de Spartaantjes zijn.

 

Stap 4: Kernboodschap formuleren

De kernboodschap van ons communicatieplan sluit logischerwijs aan om ons hoofddoel. Het hoofddoel van het communicatieplan is om ervoor zorgen dat huidige leden zich meer betrokken voelen bij de Kidsclub (en zo de opkomst van leden bij activiteiten verhoogt). De kernboodschap kunnen we als volgt formuleren:

“Maak samen met uw kind de mooiste Kidsclub-herinneringen, wij maken het u makkelijk om betrokken te blijven met onze communicatie.”

Dit is een kernboodschap die het doel sterk omschrijft. Belangrijk is dat onze communicatie deze boodschap uitstraalt. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat we een bijvoorbeeld een flyer maken met de tekst “Wij maken het u makkelijk om betrokken te blijven met onze communicatie!” Het is de bedoeling dat de communicatie deze boodschap uitstraalt. Hetzelfde geld voor “Maak samen met uw kind de mooiste Kidsclub-herinneringen”. De communicatie van dit communicatieplan moet deze boodschap uitstralen en hoeft niet direct te worden benoemd in de communicatie.

 

Stap 5: Communicatiestrategie bepalen

Doordat ouders zich niet betrokken voelen bij de Kidsclub van Sparta Rotterdam en er geen vast communicatie structuur is moeten we een communicatiestrategie vast stellen die dit probleem verhelpt. Een strategie die zich richt op structuur, tijdigheid en betrokkenheid. We zullen de communicatiestrategie opstellen aan de hand van 5 punten.

 

1. Inzetten op vaste en consistente communicatie

Omdat er op dit moment géén standaard communicatiestructuur is bij de Kidsclub de Spartaantjes, zorgt de strategie ervoor dat ouders voortaan op vaste momenten dezelfde soort informatie ontvangen. Voorbeelden hiervan is een activiteitenkalender aan het begin van het seizoen, reminders en een herkenbare stijl.

 

2. Ouders eerder informeren en herinneren

De enquête liet zien dat ouders onder andere betrokkenheid missen omdat zij informatie te laat ontvangen. Daarom richt de strategie zich op vroegtijdige aankondigingen van activiteiten en automatische reminders voorafgaand aan elke activiteit. Hierdoor kunnen ouders beter plannen.

 

3. Communicatie die ouder + kind samen betrekt

Omdat de doelgroep ouders is, maar de communicatie ook aantrekkelijk moet zijn voor kinderen, gebruikt de strategie kindvriendelijke visuals én duidelijke praktische informatie voor ouders. Zo stimuleren we ouder-kind interactie en voelen ouders zich meer verbonden met de Kidsclub.

 

4. Betrokken en positief karakter

De tone-of-voice ondersteunt de kernboodschap dat ouders samen met hun kind mooie herinneringen kunnen maken. De stijl is enthousiasmerend en passend bij de Kidsclub.

 

5. Activeren ouders via natuurlijke contactmomenten

Op fysieke contactmomenten waarop ouders aanwezig zijn zal er extra communicatie worden ingezet. Dit gebeurt op dit moment nog te weinig of zelfs niet. Voorbeelden hiervan zijn flyers op wedstrijddagen met een overzicht van activiteiten. Een ander mooi voorbeeld is bij een activiteit QR-codes presenteren waarbij ouders hun kind in kunnen schrijven voor aankomende activiteiten. Dit helpt om ouders laagdrempelig te betrekken. Een laatste voorbeeld kwam mijn stagebegeleider mee. Hij gaf aan dat de Kidsclub op dit moment niks doet met de feestdagen op het gebied van communicatie. Dit zijn natuurlijke contactmomenten waarop je als Kidsclub zijnde van je kan laten horen.

 

Stap 6: Middelen en kanalen kiezen

In de interne analyse zagen we al dat de Kidsclub een aantal kanalen gebruikt om haar doelgroep te bereiken. Dit zijn voornamelijk de nieuwsbrief en de website, maar daarnaast sturen ze ook nog weleens een brief en gebruiken ze het kanaal X. Dit zijn communicatiekanalen die een mooie basis vormen voor communicatie maar er liggen hier nog wel tal van kansen.

 

In de vorige stap hebben we een communicatiestrategie opgezet. Hierin is één van de punten het activeren ouders via natuurlijke contactmomenten. Het is een kans voor Kidsclub de Spartaantjes als er naast de brieven die ze weleens gebruiken een ander offline kanaal in zetten voor deze momenten. Een flyer is bijvoorbeeld een communicatiekanaal die hier goed bij zou passen.

 Een van de belangrijkste voordelen van flyers is dat ze directe communicatie mogelijk maken. Je kunt je boodschap rechtstreeks aan je doelgroep overbrengen, zonder tussenkomst van andere media of kanalen. Door flyers te verspreiden op drukke locaties, zoals winkelcentra, stations of evenementen (bijvoorbeeld een wedstrijd op het kasteel), kun je een groot aantal mensen bereiken en hen direct informeren over je producten, diensten of evenementen. Dit maakt flyers een krachtig middel om je doelgroep te bereiken en je boodschap effectief over te brengen. Andere voordelen van flyers zijn creatieve vrijheid, betaalbaarheid, meetbaarheid en langdurige impact.

 

Ik heb ook met Mathijs gesproken over dit onderwerp. Hij gaf aan dat het gebruik van flyers (naast de huidige communicatiekanalen) zeker een goed initiatief is. We hebben nagedacht over welke op dit moment nog niet gebruikte communicatiekanalen door de Kidsclub van waarde zouden kunnen zijn voor de Kidsclub. Daarin gaf hij aan dat het vooral belangrijk is dat er wordt gekeken naar de touchpoints bij wedstrijddagen en Kidsclub activiteiten. Dit is iets wat ook al was opgenomen in stap 5 van de communicatie strategie, oftewel: Activeren ouders via natuurlijke contactmomenten. Mathijs gaf aan dat de communicatiekanalen die we hiervoor goed zouden kunnen gebruiken flyers, videowalls en programmaboekje zijn. Dit zijn contentkanalen die we goed kunnen gebruiken voor het contentplan.

Ook heb ik Jari gesproken. Jari gaf aan dat de Kidsclub gebruik maakt van verschillende communicatiekanalen op wedstrijddagen. Je kunt hierbij denken aan het tv circuit op een wedstijddag. Andere voorbeelden zijn banner onder het scorebord en de videowalls voor de wedstrijd.

 

Stap 7: Planning

Met behulp van onder andere de vorige 6 stappen is er een contentplan gemaakt. Bij dit contentplan hoort een toelichting zodat direct duidelijk is wat wordt bedoeld met elke soort content en wat de gedachte erachter is.

 

Toelichting contentplan

Het contentplan zal lopen van einde december 2025 tot begin van het seizoen 26/27 oftewel Augustus. We beginnen met een toelichten van het contentplan. Daarna volgt het totale contentplan.

 

Thuis wedstrijden

11 Januari Sparta – Heracles

31 Januari Sparta – Groningen

14 Februari Sparta – NEC

3 maart Sparta – PEC

21 maart Sparta – Volendam

11 April Sparta – PSV

2 Mei Sparta – Go Ahead Eagles

17 Mei Sparta – Excelsior

 

Content die we hierVOOR moeten doen (dus voor de wedstrijd):

 

Content die we moeten doen (dus tijdens de wedstrijd):

• Twee thuiswedstrijden een pagina in het programmaboekje (Pro-Sparta). (De pagina kan ouders aanzetten om hun kinderen in te schrijven voor nieuwe activiteiten. Een andere mogelijkheid is dat de pagina aanzet om het kidsclub lidmaatschap te verlengen)
• Twee thuiswedstrijden kidsclub visual onderdeel van de wedstrijd nieuwsbrief. (De visual kan ouders aanzetten om hun kinderen in te schrijven voor nieuwe activiteiten. Een andere mogelijkheid is dat deze visual aanzet om het kidsclub lidmaatschap te verlengen)
• Om de thuis wedstrijd flyers uitdelen aan ouders met kinderen die lid zijn van de kidsclub. Ouders Informeren over aankomende activiteiten. Gevoel van betrokkenheid geven. (Een dag later komt een follow up mail voor het laatste zetje. Bij deze mail is het doel om ouders aan te zetten om hun kind in te schrijven voor aankomende activiteiten + Ouders informeren over aankomende activiteiten.
• Intern TV Circuit, Hier komt van alles voorbij zo ook een Kidsclub uiting met wordt lid.
• Videowalls wordt lid van de Kidsclub uitting
• Sponsorbanner onder het scorebord tijdens de wedstrijd, deze zet aan om lid te worden van de Kidsclub

 

Voorbeeld Flyer wedstrijddag (hier volgt dan dus een dag later een follow-up mail over)

Voorbeeld Follow-up mail / inspellen op natuurlijk contactmoment

Uit wedstrijden

18 Januari Feyenoord – Sparta

25 Januari Utrecht – Sparta (Voor deze wedstrijd zullen we niks doen i.v.m. met overkill van content en aantal fte)

7 Februari Fortuna – Sparta

21 Februari AZ – Sparta (Voor deze wedstrijd zullen we niks doen i.v.m. met overkill van content en aantal fte)

28 Februari Heerenveen – Sparta

14 maart Ajax – Sparta (Voor deze wedstrijd zullen we niks doen i.v.m. met overkill van content en aantal fte)

4 April Nac – Sparta

23 April Telstart – Sparta (Voor deze wedstrijd zullen we niks doen i.v.m. met overkill van content en aantal fte)

10 Mei Twente – Sparta

 

Content die we hierVOOR moeten doen (dus net voor de wedstrijd):

• Foto’s maken en bewegende beelden schieten. We zullen om de uit wedstrijd deze content creëren van de line-up voor Kidsclub. Het idee is dat we de ervaring vastleggen. Deze beelden kunnen we sturen naar de ouders en kunnen we gebruiken voor het maken van een aftermovie aan het einde van het seizoen.

 

Content die we hierNA moeten doen (dus na de wedstrijd):

• Fotoreportage: 4 dagen na de wedstrijd een fotorapportage op de website van de: Line-up
• Fotoreportage: 4 dagen na de wedstrijd een fotorapportage mailen van de Line-up Deze mail gaat naar ouders van de kinderen die mee hebben gedaan aan de line up

 

Kidsclub Activiteiten (in blauw gemarkeerd)

20 Februari Gamen bij Sir Winston

29 April springen bij You Jump in Rijswijk

 

Content die we hierVOOR moeten doen:

• Bij de activiteiten voor het nieuwjaar wordt een prettige feestdagen mail gestuurd dit zal zijn op 24 december en hier ook de kans op in te schrijven voor activiteiten voor het komende jaar
• Wanneer een activiteit niet vol is (op het gebied van inschrijvingen) dan zullen we 2 mails sturen waarbij we ouders reminden dat ze hun kind nog kunnen inschrijven. Dit is dus naast de overkoepelende mail die we sturen met nieuw jaar. 2 weken van tevoren sturen we een mail dat ze zich nog kunnen inschrijven, en een week van tevoren met ook een last chance mail.
• Ouders van leden die zich al hebben aangemeld krijgen 2 dagen voordat de activiteit begint een reminder. Dit doen we om no shows te voorkomen

 

Content die we hierNA moeten doen:

• Verschillende QR-codes na afloop van een activiteit. Deze kunnen ouders scannen. Deze QR-codes zijn voor het inschrijven voor nieuwe aankomende activiteiten. Elke QR-code staat voor een individuele activiteit. De kinderen (en ouders) zullen na afloop van een activiteit enthousiast zijn en willen graag weer naar een activiteit.
• 2 weken na de activiteit: een aftermovie sturen via de mail naar deelnemers
• 2 weken na de activiteit: de aftermovie op de website zetten (met het idee dat andere ouders die hun kind niet hadden ingeschreven denken: jammer volgende keer schrijf ik mijn kind wel in)
• 2 weken na de activiteit: de aftermovie op het kanaal x plaatsen (met het idee dat andere ouders die hun kind niet hadden ingeschreven denken: jammer volgende keer schrijf ik mijn kind wel in)

 

 

Kidsclub Activiteiten die vol zitten

21 januari Lasergamen op het kasteel (activiteit zit al vol kan dus niemand meer aanmelden)

 

Content die we hierVOOR moeten doen:

• Deze activiteit is al volgeboekt. Hier hoeven we dus enkel nog een reminder voor te sturen.
• Ouders van leden die zich al hebben aangemeld krijgen 2 dagen voordat de activiteit begint een reminder. Dit doen we om no shows te voorkomen

 

Content die we hierNA moeten doen:

• Verschillende QR-codes na afloop van een activiteit. Deze kunnen ouders scannen. Deze QR-codes zijn voor het inschrijven voor nieuwe aankomende activiteiten. Elke QR-code staat voor een individuele activiteit. De kinderen (en ouders) zullen na afloop van een activiteit enthousiast zijn en willen graag weer naar een activiteit.
• 2 weken na de activiteit: een aftermovie sturen via de mail naar deelnemers
• 2 weken na de activiteit: de aftermovie op de website zetten (met het idee dat andere ouders die hun kind niet hadden ingeschreven denken: jammer volgende keer schrijf ik mijn kind wel in)
• 2 weken na de activiteit: de aftermovie op het kanaal x plaatsen (met het idee dat andere ouders die hun kind niet hadden ingeschreven denken: jammer volgende keer schrijf ik mijn kind wel in)

 

9 augustus begin van het eredivisie seizoen 26/27:

Content die we hiervoor moeten doen:

• Een activiteitenkalender waarop alle activiteiten staan voor het komende seizoen en ook al de mogelijkheid om hiervoor in te schrijven. Via de mail krijgen ze een link naar activiteiten kalender.
• Activiteitenkalender komt op de website
• Ouders (en de kinderen) krijgen een brief thuis dat het voetbal seizoen weer begonnen is en dat Sparta Piet en Riet (de mascottes) niet kunnen wachten om iedereen weer te zien bij activiteiten. Staat ook een QR code op de brief waarmee ouders hun kinderen kunnen aanmelden.

 

Voorbeeld activiteitenkalender

Maandelijkse nieuwsbrief

• Elke maand sturen we nieuwsbrief hierin zal informatie staan over komende activiteit en een mogelijk om in te schrijven voor deze activiteiten. Onderaan de mail staat een afbeelding van een pagina uit het vriendenboekje. Deze wordt ingevuld door een speler van het eerste (dus Lauritsen bijvoorbeeld.) Zo zorg je ervoor dat er altijd iets leuks te lezen is voor de kinderen. Deze mail zullen we in de eerste week van elke maand versturen. De antwoorden op de vragen kunnen via een interview na de training bij spelers worden gehaald. Eventueel kun je deze korte interviews filmen en kan je deze content ook nog gebruik voor andere kanalen.
• De datums voor de maandelijkse nieuwsbrief zijn dus: 10 januari, 10 februari, 10 maart, 10 april, 10 mei, 10 juni en 10 augustus (10 juli slaan we over om dat er op dit moment van het jaar niks te melden is)

 

Voorbeeld vriendenboekje (onderdeel maandelijkse nieuwsbrief)

Post

• Aan het begin van het seizoen een brief sturen naar ouders van leden met daarin de voordelen van een kidsclub lidmaatschap (informeren).
• Start 2^de seizoenshelft een brief met daarin een reminder van de voordelen van een kidsclub lidmaatschap (reminden, aanzetten om ook in het nieuwe jaar naar verschillende kidsclub activiteiten te komen)
• Aan het eind van het seizoen een brief sturen naar ouders van leden met daarin wat er komen gaat in het nieuwe seizoen (aanzetten verlengen lidmaatschap)

 

Verantwoordelijke

• De verantwoordelijke van wie welke taak op zich neemt is ook uitgewerkt. Dit staat uiteraard niet vast en kan nog worden aangepast naar de wensen van de afdeling Publiekszaken.

 

Natuurlijke contactmoment

• Er is gebruikt gemaakt van een natuurlijkcontactmoment: Pasen. Andere mooie kansen om informatie er op een natuurlijk contactmoment zijn bijvoorbeeld Koningsdag en Valentijnsdag. Deze zijn niet meegenomen in het contentplan vanwege een overkill aan communicatie. Op deze dagen is er namelijk al genoeg content.

 

 

Contentplan

 Advies lange termijn

Het advies voor in de toekomst bij het gebruiken van het plan is duidelijk. Via de toelichting kan er voor het nieuwe seizoen een identiek contentplan gemaakt worden. De toelichting kan worden doorgenomen en deze precies zo gebruiken voor een nieuw contentplan voor het komende seizoen.

 

Whatsapp is een kanaal waar de kidsclub op dit moment geen gebruik van maakt. Ik ben zelf van mening dat er nog kansen liggen bij dit kanaal. Dit kanaal geeft mogelijkheden om boodschappen nog persoonlijker te maken. Zo zorgen we ervoor dat ouder zich nog meer betrokken voelen bij de Kidsclub. Een manier hoe we via het contentplan no-shows voorkomen is via een mail. In de toekomst zou het kanaal Whatsapp hier goed gebruikt voor kunnen worden. Belangrijk om erbij te vermelden is wel dat dit idee niet getest is in de markt.

 

Voorbeeld No-show bericht whatsapp

Presentatie Eindadvies